De keuzes en mogelijkheden voor zakelijke e-mail

POP is nog steeds de meest gebruikte technologie voor het ophalen van e-mail. Toch zijn er voor professioneel gebruik van e-mail inmiddels veel betere methoden. Daarom zal ik voor alle bestaande methoden de voor- en nadelen behandelen.

• POP
• IMAP
• Exchange
• Hosted Exchange

POP
Wikipedia omschrijft POP e-mail als volgt:

“POP3 is een internetstandaard voor het overbrengen van e-mail van een server naar een cliënt (e-mailprogramma van de gebruiker) over een TCP/IP-verbinding…”

De essentie van POP e-mail is dat uw provider de e-mails die u ontvangt op hun server ontvangt en opslaat.  Met het e-mailprogramma op uw computer maakt u verbinding met deze server en haalt u de e-mails op. De e-mails zijn dan verwijderd op de server van uw provider.

Het was vroeger een prima oplossing om e-mail op één computer te beheren. In de loop van de tijd zijn gebruikers echter meer devices gaan gebruiken. Naast de desktop gebruiken de meesten mensen nu ook een laptop en een mobiele telefoon.

Om de e-mail op al deze devices te kunnen bekijken is IMAP in het leven geroepen.

IMAP
IMAP is erg verwant aan POP e-mail. Het verschil is dat IMAP een kopie van de opgehaalde e-mail op de server laat staan. Dit betekent dat dezelfde e-mail, die eerder met de desktop is opgehaald, later ook met de laptop opgehaald kan worden. Waar u ook bent en met welk device u werkt: uw e-mailberichten zijn altijd compleet.

Dat was natuurlijk een prima stap voorwaarts. In eerste instantie was een nadeel aan dit systeem dat als een e-mail op het ene device beantwoord werd, dit op het andere systeem niet te zien was. Dit was ook zo voor andere acties zoals het forwarden en verwijderen van e-mail. Bij het actief werken op verschillende systemen kon dit nogal voor verwarring zorgen. Welke e-mails had je op het andere systeem nou al beantwoord en verwijderd?

In de latere en dus huidige versies van IMAP is dit probleem opgelost. E-mailberichten zijn synchroon op verschillende systemen. Een nadeel is wel de beperkte ondersteuning voor IMAP op moderne mobiele apparaten.

Exchange
Exchange vereist een centrale server, waarop alle e-mail ontvangen wordt. Deze server staat veelal op kantoor bij de organisatie die de oplossing gebruikt. Op deze server wordt alle e-mail opgeslagen en bewaard. Tot zover lijkt dit dus erg op IMAP.

De devices waarmee gewerkt wordt geven hun bewerkingen ook door aan de server. Dat betekent dat als een e-mail wordt beantwoord de server dit ook weet. Als daarna op een ander systeem ingelogd wordt, is de e-mail daar ook daadwerkelijk beantwoord. E-mail is op deze manier op alle devices altijd synchroon.

Exchange is echter meer dan e-mail alleen. Het is een compleet communicatiesysteem, waarmee ook de volgende zaken beheerd kunnen worden:

• Contactpersonen
• Agenda
• Taken

Allemaal zaken die veel wijzigen en waarvan het handig is om ze up-to-date op elk gewenst device te bekijken.

Een ander groot voordeel is, dat e-mail accounts, contactpersonen, agenda’s en taken binnen de organisatie gedeeld kunnen worden. Op deze manier kunt u gemakkelijk de beschikbaarheid van uw collega’s checken. Ook kunt u tijdens de vakantie van uw collega gemakkelijk zijn of haar e-mailbox uitlezen. Dat kan uiteraard alleen, als u daar de juiste rechten voor heeft, die door de administrator van de server ingesteld kunnen worden.

Een eigen Exchange server kent echter ook nadelen. De eenmalige investering is relatief hoog, net zoals de kosten voor het onderhoud ervan. Hierdoor is deze oplossing voor de middel- en kleinbedrijven vaak onbetaalbaar.

Hosted Exchange
Om dit probleem van deze hoge kosten op te lossen is Hosted Exchange opgezet. Bij Hosted Exchange staat de server niet op kantoor bij de organisatie maar bij een provider in het datacenter. De server wordt door de gebruikers benadert via internet. De betreffende provider heeft één of meer gedeelde Exchange servers opgezet, waar meerdere organisaties gebruik van kunnen maken.

Op deze manier kunnen veel meer organisaties gebruik maken van één Exchange server en hebben toch een veilige e-mailoplossing. De kosten voor de aanschaf en het onderhoud van de server worden dus gedeeld. De provider verzorgt het onderhoud. Daarnaast bent u veelal ook nog verzekerd van een goede back-up van alle data.

U kunt de dienst per gebruiker afnemen, als SaaS-oplossing (Software as a Service). Dus ook al groeit uw organisatie snel, u hoeft nooit meer af te nemen dan u nodig heeft. Bij SaaS-diensten is de energiebranche altijd een goede vergelijking. Als u energie afneemt investeert u ook niet in de transformatoren die de energie opwekken (tenzij u zoveel energie verbruikt dat dit voordeliger blijkt). U betaalt alleen een afgesproken prijs voor de verbruikte energie.

Hetzelfde geldt voor Exchange. Waarom zou u investeren in een eigen server en het onderhoud daarvan als u de dienst ook per gebruiker kunt afnemen voor een afgesproken prijs per maand?

POP vs. IMAP vs. (Hosted) Exchange
In onderstaande tabel vat ik nog even samen hoe de verschillende e-maildiensten zich tot elkaar verhouden:

En welke functionaliteiten worden wel en niet ondersteund bij de verschillende e-maildiensten:

Op het moment dat e-mail zakelijk gebruikt wordt is er vaak behoefte aan meer dan e-mail alleen. Zo gebruikt vrijwel iedereen meerdere devices, zoals de desktop op kantoor, een laptop voor thuis en de mobiele telefoon voor onderweg. Het scheelt een hoop verwarring als de communicatie op deze devices altijd up-to-date is. Dat geldt voor de e-mail, maar ook voor contactpersonen, de agenda en taken. Daarom is Exchange voor professioneel gebruik veel meer geschikt dan de oudere POP en IMAP technieken.

Exchange is echter een grote investering. Daarom is een Hosted Exchange een uitkomst. Je betaalt per maand per gebruiker. Daardoor kunnen ook kleinere en middelgrote bedrijven eenvoudig gebruik maken van alle voordelen die Exchange biedt, en dankzij het vaste bedrag per maand en de externe beheer kom je nooit meer voor ongewenste verrassingen te staan. En dat is wel zo prettig!